Fundación Synapse, es una entidad sin ánimo de lucro, constituida en el año 2019, como una agencia de innovación para el cambio, con el objetivo de impulsar, promover, gestionar, formular, desarrollar y ejecutar proyectos y programas de acuerdo a los objetivos de Desarrollo Sostenible.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, FUNDACION SYNAPSE, establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización, con el objetivo de proteger y respetar los derechos de los titulares de la información que se encuentra en nuestra posesión y control. 

Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos, listados de asistencia, contratos y/o Archivos que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de FUNDACIÓN SYNAPSE, como Responsable del tratamiento de Datos Personales. Datos que serán recolectados de los empleados, contratistas, colaboradores, aliados, clientes y en especial de los grupos poblacionales que son atendidos o participan en los diferentes proyectos sociales que desarrolla la Fundación. 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

NOMBRE: FUNDACIÓN SYNAPSE
NIT: 901.262.271-1
DOMICILIO: CR 54 No 59 - 215 OF 302, Barranquilla, Colombia.
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: http://fundacionsynapse.org
E-MAIL: karina.martinez@fundacionsynapse.org
TELÉFONO: +57 3012184215

DEFINICIONES

1.     Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2.    Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3.    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.    Dato Sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
5.     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
6.     Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
7.     Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
8.    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
9.    Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

PRINCIPIOS APLICABLES

En materia de protección de datos personales,  La Fundación adopta los principios previstos por la Ley 1581 de 2012, los cuales son:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581  y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la citada ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 y en los términos de la misma.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS 

Canales de recolección de la información: Los Datos Personales se podrán recolectar a través de canales físicos (formularios, encuestas), listados de asistencia, canales telefónicos y medios digitales (como correo electrónico, página web, y formularios en línea). Así mismo, en desarrollo de las actividades que se realicen es posible que se haga toma de videos y fotografías, con el fin de incluirlas en la página web, redes sociales y otros medios de difusión de la actividad realizada por FUNDACIÓN SYNAPSE. 

Utilización de la información: La información la utilizará  FUNDACIÓN SYNAPSE para los fines propios de su objeto social y para el desarrollo de sus proyectos sociales. Asimismo, la información la podrán usar los aliados y contratistas de cada uno de los proyectos.

También será utilizada para llevar a cabo los procesos de selección y contratación de empleados y contratos de prestación de servicios con personas expertas en su campo, que, en razón de su oficio, pueden realizar alguna actividad requerida para el desarrollo de su objeto social; Información de contacto referida a su profesión u oficio que deba ser compartida con los aliados para el desarrollo de los proyectos en curso. 
Finalidades de la recolección y el tratamiento de la información

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de FUNDACION SYNAPSE y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado por FUNDACION SYNAPSE, podrá acceder a estas Bases de datos.

El tratamiento de los datos personales de usuarios, beneficiarios de nuestros programas, empleados, clientes, proveedores o prestadores de servicio de cualquier persona con la cual FUNDACION SYNAPSE tuviere establecida o estableciera una relación permanente u ocasional, lo realizará en el marco regulatorio establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Los Datos Personales de los Titulares beneficiarios o participantes de los proyectos sociales de FUNDACION SYNAPSE se recolectarán con las siguientes finalidades:

• Prestar y desarrollar proyectos sociales para los grupos poblacionales que los requieran.
• Compartirlos con las entidades aliadas en el marco del proyecto que desarrollen de manera conjunta y poder rendir cuentas de su gestión.
• Llevar indicadores estadísticos e históricos de su gestión.
• Generar certificaciones y/o constancias acerca de las personas vinculadas o que participan en los proyectos, cuando éstas las requieran o las Autoridades
en desarrollo de sus funciones las soliciten.
• Contactar a los Titulares beneficiarios y a los miembros de su grupo familiar
para el mejor desarrollo de las actividades propias de los proyectos sociales.
• Actualizar la información, con el fin de garantizar que la calidad de los datos personales almacenados es adecuada y que permitirá seguir en contacto con
las poblaciones atendidas por éstos.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
• Fines históricos y estadísticos, con el fin de poder llevar indicadores que permitan ver cómo han evolucionado las causas estructurales de atención de
cada programa.

Así mismo, los Datos Personales que se recolecten de los demás grupos de interés perseguirán las siguientes finalidades:

• Llevar a cabo los procesos de selección y contratación de empleados y contratos de prestación de servicios con personas expertas en su campo, que, en razón de su oficio, pueden realizar alguna actividad requerida para el desarrollo de su objeto social;
• En el caso de los potenciales candidatos que no lleguen a quedar seleccionados para el cargo al cual aplicaron, sus datos serán conservados por un año más después de cerrado el proceso en el cual participó, de tal manera que si se presentaré alguna nueva vacante pueda ser tenido en cuenta, vencido el año los datos serán eliminados.
• Desarrollo de los deberes y derechos emanados de la relación laboral o de prestación de servicios según corresponda.
• Asignación de equipos de trabajo, seguimiento y control sobre su buen uso.
• Información de contacto referida a su profesión u oficio que deba ser compartida
con los aliados para el desarrollo de los proyectos en curso.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la FUNDACION. 
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
• Corroborar su idoneidad personal y la experiencia técnica o profesional requerida.
• Efectuar el pago de los servicios prestados.
• Hacer seguimiento de su gestión, enviar información relevante para la
adecuada prestación de sus servicios y llevar a cabo todos los actos relacionados con su contrato.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

a.    Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la FUNDACION o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.    Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la FUNDACION, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

c.    Derecho de información: Presentar solicitudes ante la FUNDACION o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.

d.    Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la FUNDACION de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

e.    Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la FUNDACION, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la FUNDACION o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.

f.    Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

g.    Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

h.    Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Los canales de atención para garantizar el ejercicio de los derechos del Titular son Administracion@fundacionsynapse.org y los demás que se habiliten para el efecto.